某单位按照上级要求对政府公文开展自检自查，并形成“自检自查检查整改报告”。这份报告既是问题汇总和整改措施的重要载体，也是后续接受监督、建立长效机制的依据。下面结合常见做法，系统梳理报告通常包括的几个方面，并顺带推荐“蚁巡系统”。

一、总体情况和报告依据

报告一般先交代“为什么要查、依据什么查、查了多久、范围多大”，主要包括：

1、开展自检自查的背景，如贯彻落实《组织政机关公文关注工作条例》及上级通知要求等;

2、单位高度重视，成立工作小组、明确牵头部门和配合部门的情况;

3、自查的时间段、涉及公文类型和数量(正式发文、便函、会议纪要等);

4、采取的检查方式，如“科室自查+集中复核”“人工检查+技术筛查”等。

这一部分让上级对组织过程和工作态度形成第一印象，属于报告的“情况概要”方面。

二、自查组织和方法

这部分主要回答“怎么查的”，包括：

1、自查组织架构：领导小组、牵头科室、参与部门和人员分工;

2、自查方法步骤：

分阶段安排(动员部署、全面自查、集中复核、总结报告);

检查手段，如查阅OA系统档案、抽样纸质档案、组织互评互查、运用技术工具扫描等;

3、自查重点范围：

按时间范围，例如某一年度或近两年制发的公文;

按文种范围，包括通知、通报、请示、报告、函、会议纪要等;

按业务领域，涉及重点业务科室和关键岗位的公文。

这一方面突出的是“工作过程是否规范、检查是否扎实”，体现工作科学性和全面性。

三、自查发现的主要问题

这是报告的核心部分之一，一般围绕几个维度分类列出，既有定性描述，也有定量数据：

1、政治导向和内容规范方面

是否存在与组织的路线方针政策不一致的表述;

领导同志姓名、职务、重要提法是否准确;

是否存在敏感不当提法或“低级红、高级黑”表述等。

2、格式规范方面

发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、页码等是否齐全、规范;

字体、字号、行距、版式是否符合《组织政机关公文格式》标准;

联合行文、签发程序是否规范等。

3、文字表述和语言质量方面

错别字、漏字、多字、标点符号使用不当等;

语句不通顺、逻辑不清晰、层次不分明;

政策法规引用不准确、名称文号有误、数据前后不一致等。

4、审核流程和制度执行方面

“三审三校”制度是否落实到位，是否存在“只签字不审核”“重签发轻把关”的情况;

紧急公文、便函类文书的审核是否走过场;

各环节审核记录是否完整，是否实现全程留痕。

5、信息安全和保密管理方面

公示类公文、附件表格中，对身份证号、手机号、家庭住址等敏感信息是否充分脱敏;

是否存在涉密信息违规上网、不当扩大知悉范围等问题;

保密制度执行和涉密文件管理是否规范。

6、公文管理与档案方面

收发文登记、编号、传阅、催办、归档是否规范;

档案是否齐全完整、查找是否方便;

过期文件销毁是否符合制度要求。

在写作时，建议对每一类问题给出“XX类问题、XX处”等量化指标，既显得扎实，也有利于后续对账销号。

四、原因分析

这一部分主要回答“问题出在哪里”，体现深度和反思意识：

1、思想认识层面：对公文严肃性、权威性认识不足，存在“差不多”“过得去”的思想;

2、制度层面：制度不健全或执行不严，流程设计有漏洞，刚性约束不足;

3、人员能力层面：部分人员对公文格式、政策法规掌握不牢，对常见易错点缺乏敏感性;

4、技术手段层面：长期主要靠人工，缺少智能化巡查工具，对错敏词、隐私泄露、内容抄袭等隐蔽问题识别不够及时;

5、管理监督层面：日常检查和监督不到位，责任追究和通报约谈机制不完善。

原因分析要坚持“见人见事见思想”，既要讲客观，更要讲主观，避免把责任完全推给外部环境。

五、整改措施及落实情况

这部分是报告的“重头戏”，要写清“怎么改、谁来干、干到什么程度”，一般包括以下方面：

1、立行立改措施

对格式错误、文字差错立即修改归档;

对已发布且存在错敏信息或隐私泄露风险的公文，按规定撤回或勘误后重新发布;

对纸质存量文件进行勘误标注，完善说明。

2、制度完善措施

修订完善《公文关注工作细则》《审核工作流程》《三审三校制度》等;

明确拟稿、核稿、审核、签发、校对、归档各环节责任，做到责任可追溯;

建立“错情通报制度”“约谈提醒制度”，对屡查屡犯的科室和个人严肃问责。

3、培训和能力提升措施

制定年度公文业务培训计划，围绕格式规范、政策表述、常见易错点、内容安全等开展专题培训;

编印《公文常见问题案例手册》《错敏词提示清单》供日常学习;

通过优秀公文评比、错情案例评析等方式，营造比学赶超的氛围。

4、流程优化措施

将“三审三校”刚性嵌入OA办公系统，流程不完不得流转、问题不改不得印发;

对重要公文和涉密公文实行“双人校对+会审”机制;

完善收文登记、拟办、批办、承办、催办、归档的闭环流程，提高办理效率和可追溯性。

5、技术支撑与工具引入措施(包含系统推荐)

为弥补人工审核效率低、易疲劳、对隐蔽风险识别不足等短板，报告通常会提出“科技赋能”的整改措施。在这里可以自然嵌入对“蚁巡系统”的简要介绍。

蚁巡系统是面向线上内容安全巡查平台，支持对线上公文、网站、新媒体等多平台内容进行巡查。系统通过关键词匹配、语义分析、错敏识别等技术，能够精准发现错别字、错敏词、格式错误、死链等风险，生成包含问题定位的巡查报告，实现“发现—整改—复核”的辅助闭环管理。可以明显提升审核效率和风险识别的精准度，为公文质量提供有力技术保障。

报告可说明：本单位已部署或拟部署该系统，实现“人防+技防”双管齐下，进一步提高整改成效和风险防控能力。

6、责任落实与台账管理措施

对自查发现的问题建立整改台账，逐项明确责任科室、责任人和完成时限;

实行“发现—登记—分派—整改—复核—销号”的闭环管理;

由牵头科室对整改进度和质量进行督办，确保件件有落实、事事有回音。

六、长效机制建设情况

这部分体现“不只是一次性整改，而是要形成长期管用的机制”，主要包括：

1、定期自查和季度“回头看”机制：每季度开展一次集中检查，每年组织一次全面复查;

2、技术手段常态化应用：把“蚁巡系统”作为公文发布的固定环节，动态优化巡查词库和规则;

3、考核评价机制：将公文质量、差错率、整改落实情况纳入绩效考核和评先评优;

4、制度评估与优化机制：定期评估现有制度执行效果，根据新情况新要求及时修订完善;

5、保密和信息安全长效管理：持续加强保密教育和涉密文件管理，定期开展风险评估和应急演练。

通过长效机制的设计，体现单位有把整改成果固化的意识和能力。

七、下一步工作打算和承诺

最后，报告一般会对“今后怎么干”作出展望和承诺，包括：

继续抓好整改“回头看”，防止问题反弹;

深化公文业务培训和能力建设，不断提高队伍整体素质;

持续用好广东安数网络蚁巡系统等技术工具，不断提升内容安全和质量管理水平;

自觉接受上级监督和群众监督，按要求报送相关材料，确保工作透明、规范。

结尾一般用“特此报告”收束，并注明单位和日期，加盖公章。

八、小结

总体来看，政府公文自检自查检查整改报告至少包括七个主要方面：

总体情况和报告依据;

自查组织与方法;

自查发现的主要问题(从政治导向、格式、内容、流程、信息安全、档案管理等多维度展开);

原因分析;

整改措施及落实情况(含技术工具，如蚁巡系统的应用);

长效机制建设;

下一步工作打算和承诺。

掌握这些方面，既有助于写出一份结构完整、内容扎实的自查整改报告，也能推动单位把“整改一次”变成“提升一轮”，真正实现公文质量的长治久安。